Перейти к основному содержимому

Оповещения владельцу и команде

В разделе «Оповещения» настраиваются служебные сообщения вам и сотрудникам в Telegram, MAX или WhatsApp: новые записи, отмены, негативные отзывы, переводы на оператора, отчёты. Клиенты эти сообщения не получают. Сообщения клиентам настраиваются в правилах уведомлений.

Для каждого получателя выбирается свой набор событий. Получателем может быть человек, например владелец или администратор, или общая группа.

Где находится настройка​

  1. Откройте кабинет AvenBot и выберите ассистента.
  2. В меню откройте «Управление → Оповещения».

В блоке «Получатели уведомлений» видны все получатели. У каждого указаны канал доставки и выбранные события. Нажмите на получателя, чтобы раскрыть его настройки.

Добавить себя​

Нажмите «Отправлять мне в Telegram» или «Отправлять мне в MAX». Вы появитесь в списке получателей, вводить свой ник не нужно: бот пишет на аккаунт, привязанный к вашему профилю. Если мессенджер ещё не привязан, кабинет сначала предложит его подключить.

Кнопка пропадает, когда вы уже есть в списке с этим мессенджером.

Добавить получателя​

  1. Нажмите «Добавить получателя».
  2. В поле «Имя получателя» напишите понятное имя, например «Директор» или «Администраторы».
  3. В списке «Куда отправлять» выберите способ доставки и заполните адрес. Подробности ниже, в разделе Способы доставки.
  4. Если к ассистенту подключено несколько филиалов, отметьте нужные в блоке «В каких филиалах».
  5. Отметьте события в блоке «О чём сообщать». Хотя бы одно событие обязательно: без него получатель ничего не получит.
  6. Сохраните получателя. При одном филиале нажмите «Сохранить» под списком получателей. При нескольких филиалах нажмите «Добавить» в форме.

Способы доставки​

Telegram, личные сообщения​

Укажите в поле «Ник в Telegram» ник человека в формате @username. Кабинет подсказывает ники сотрудников, которые уже есть в системе.

До сохранения этот человек должен:

  1. открыть диалог с ботом @ProdAvenAdminBot;
  2. нажать «Запустить».

Telegram не разрешает боту первым начинать диалог. Если человек ещё не запускал бота, кабинет покажет подсказку и не сохранит получателя.

Telegram, группа​

Группа удобна, чтобы оповещения видели сразу все администраторы, например о переводе на оператора.

  1. Выберите «Telegram, группа».
  2. Нажмите «Привязать группу».
  3. В открывшемся Telegram выберите нужную группу и добавьте в неё бота.
  4. Вернитесь в кабинет: привязка подтвердится автоматически, окно можно не закрывать.

Если автоматическая привязка не сработала, привяжите группу по номеру. Как это сделать, описано на странице Telegram-группа для уведомлений.

MAX, личные сообщения​

Бот может написать человеку в MAX, только если тот сам привязал MAX к своему аккаунту в кабинете: в профиле, кнопкой «Подключить MAX».

  • Для себя нажмите «Это я — отправлять мне в MAX» или кнопку «Отправлять мне в MAX» под списком. Если MAX ещё не привязан, нажмите «Подключить MAX», отсканируйте QR-код или откройте ссылку в MAX, затем в чате с ботом нажмите «Начать» и «Привязать».
  • Для сотрудника укажите его ник в MAX в поле «Ник в MAX». Нажмите «Скопировать инструкцию» и перешлите её сотруднику: в ней есть ссылка, по которой окно привязки откроется сразу. Если у сотрудника нет входа в кабинет, сначала пригласите его в разделе «Управление → Сотрудники» (подробнее на странице Сотрудники и роли).

MAX, группа​

  1. Выберите «MAX, группа» и нажмите «Привязать группу».
  2. Добавьте бота в группу MAX: откройте группу, затем «Участники» → «Добавить», и найдите бота по имени.
  3. Сделайте бота администратором группы и разрешите ему читать все сообщения. Без этого MAX не передаёт боту сообщения группы.
  4. Отправьте в группу сообщение с кодом, который покажет кабинет. Привязка подтвердится сама.

Код действует ограниченное время. Если он устарел, нажмите «Получить новый код».

WhatsApp​

Выберите «WhatsApp» и укажите номер в международном формате, например +79001234567.

В WhatsApp оповещения о переводе на оператора приходят текстом, без кнопок управления чатом.

События​

События сгруппированы в четыре раздела. Любое событие можно выбрать для любого способа доставки. У нового получателя уже отмечены «Подписка заканчивается», «Проблемы с подключением», «Служебные проверки», «Негативные отзывы» и «Ежедневный отчёт». Если выбрать группу в Telegram или MAX, набор по умолчанию другой: «Перевод на оператора», «Долгий перевод на оператора», «Неподтверждённые записи», «Изменения записей», «Отмена записи», «Негативные отзывы», «Проблемы с подключением», «Аналитика за день», «Итоги звонков за неделю» и «Новые знания за неделю». Остальное включите сами.

Записи​

  • «Новая запись». Можно выбрать «Только онлайн», тогда придут записи, которые клиент создал сам. Вариант «Все записи» добавит и записи, созданные администратором вручную.
  • «Изменения записей». Вариант «Все» сообщает о переносе, смене мастера и изменении состава услуг. Вариант «Только переносы» сообщает только о смене времени или мастера.
  • «Отмена записи».
  • «Подтверждения записи»: клиент подтвердил, что придёт.
  • «Неподтверждённые записи»: клиент отказался или не ответил на напоминание.

Отзывы и переписка​

  • «Негативные отзывы».
  • «Копия переписки клиента»: копия каждого сообщения между клиентом, администратором и ботом.
  • «Копия уведомлений клиентам»: копия напоминаний и просьб подтвердить запись. Включается только вместе с копией переписки.
  • «Перевод на оператора»: бот передал разговор живому человеку.
  • «Долгий перевод на оператора»: разговор давно передан оператору, но им никто не занялся.
В группе видны данные клиентов

Если включить копию переписки или уведомлений для группы, её участники увидят имена и телефоны клиентов и полный текст сообщений. Проверьте состав группы перед сохранением.

Система и подписка​

  • «Подписка заканчивается»: не прошла оплата, не привязана карта, заканчивается пробный период или подписка. Как продлить подписку, описано на странице Оплата подписки.
  • «Проблемы с подключением»: Telegram, WhatsApp или MAX не работает больше 15 минут.
  • «Служебные проверки»: оповещения от проверки карт (Яндекс Карты, 2ГИС), например упал рейтинг или появился плохой отзыв.

Отчёты​

  • «Ежедневный отчёт»: выручка, загрузка расписания, новые и постоянные клиенты за день. По умолчанию приходит в 09:00. Время можно изменить в поле «Во сколько присылать отчёт» под этим событием. В него же добавляется блок о качестве ответов администраторов.
  • «Жалобы клиентов за день»: утренняя сводка, если накануне клиенты серьёзно пожаловались в переписке, в оценке после визита, в звонке или в отзыве на картах.
  • «Аналитика за день»: сколько было обращений, записей и переводов на оператора.
  • «Итоги звонков за неделю»: сколько клиентов дозвонились, записались и отказались.
  • «Новые знания за неделю»: новые ответы для базы знаний, которые можно проверить и добавить.

Несколько филиалов​

Если к ассистенту подключено несколько филиалов, филиалы для нового получателя отмечаются при добавлении. У существующего получателя сначала выберите филиал в поле «Филиал для настройки», затем меняйте настройки.

Когда вы нажмёте «Сохранить», кабинет спросит «Применить изменения к другим филиалам?» и предложит:

  • в блоке «Уже есть в этих филиалах» отметить филиалы, где получатель уже настроен: набор событий там заменится на текущий;
  • в блоке «Создать в новых филиалах» отметить филиалы, где такого получателя ещё нет.

При удалении получателя из нескольких филиалов кабинет спросит, удалить его «Только из» текущего филиала или «Из всех филиалов».

Проверка​

После сохранения раскройте карточку получателя и проверьте:

  • способ доставки и адрес;
  • выбранные события;
  • время ежедневного отчёта, если он включён;
  • филиалы, в которых действует настройка.

Если оповещения перестали доходить, на карточке появится предупреждение «Уведомления не доходят» с датой и подсказкой, как это исправить.